Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 25 août 2026

1. Objet de la présente politique

NOTOS est un organisme de formation. Son activité l’amène à traiter les données personnelles de personnes qui lui font confiance dans des situations très différentes : un visiteur qui demande un programme, un salarié inscrit par son employeur, un apprenti, un demandeur d’emploi orienté par un financeur, un particulier qui mobilise son compte personnel de formation, un candidat à un poste de formateur, ou un intervenant qui anime des sessions pour son compte.

La présente politique a pour objet de vous informer, en application des articles 12 à 14 du règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, de ce que NOTOS fait de vos données et des droits dont vous disposez.

Elle s’applique au site www.notos.fr et à l’ensemble des traitements liés à l’activité de formation, y compris hors du site : inscriptions, réalisation des formations, évaluations, financements, réclamations.

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2. Qui est responsable du traitement ?

NOTOS est une personne morale distincte d’ARMONIE, sa société mère, et est responsable de ses propres traitements. Certaines fonctions support – direction, administration, informatique – sont mutualisées au niveau du groupe ; les accès correspondants sont limités aux personnes habilitées.

Contact pour toute question ou demande relative à vos données :
Courriel : groutier@armonie.group
Courrier : NOTOS – Protection des données, 895 rue de la Vieille Poste, 34000 Montpellier

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3. Quelles données, pour quoi, pendant combien de temps

Finalité	Données traitées	Base légale	Durée de conservation
Répondre aux demandes adressées via le site (formulaires de contact entreprise et alternance) et assurer le suivi de l’échange	Nom, prénom, adresse de courrier électronique, téléphone, entreprise, fonction, objet de la demande, message	Intérêt légitime à répondre aux sollicitations (art. 6.1.f) ; mesures précontractuelles lorsque la demande porte sur une formation (art. 6.1.b)	3 ans à compter du dernier contact de votre part
Gestion commerciale et information sur l’offre de formation : devis, propositions, catalogue, invitations, lettre d’information	Identité, fonction, coordonnées professionnelles, organisation, historique des échanges et des centres d’intérêt	Intérêt légitime pour la prospection destinée aux professionnels (art. 6.1.f) ; consentement pour les communications adressées à un particulier (art. 6.1.a)	3 ans à compter du dernier contact
Inscription et gestion administrative des formations : conventions et contrats, convocations, feuilles d’émargement, attestations d’assiduité, certificats de réalisation	Identité, date de naissance, coordonnées, employeur, fonction, niveau et prérequis, session suivie, présence et assiduité, signatures	Exécution du contrat ou de la convention de formation (art. 6.1.b) et respect des obligations légales des prestataires de formation (art. 6.1.c ; art. L. 6353-1 et suivants du code du travail)	6 ans à compter de la fin de l’action, durée couvrant le contrôle des financeurs et de l’administration ainsi que la prescription de droit commun
Réalisation pédagogique et suivi des acquis : positionnement, exercices, travaux pratiques, évaluation des acquis, e-learning et classes virtuelles	Résultats de positionnement et d’évaluation, travaux remis, progression, données de connexion aux activités à distance	Exécution du contrat (art. 6.1.b) ; obligation légale pour les preuves exigées par la réglementation et la certification qualité (art. 6.1.c)	6 ans à compter de la fin de l’action
Évaluations de la qualité : questionnaires à chaud et à froid, enquêtes auprès des stagiaires, des managers et des financeurs, indicateurs de résultats	Réponses aux questionnaires, appréciations, coordonnées du répondant	Obligation légale liée à la certification qualité et à l’amélioration continue (art. 6.1.c) ; intérêt légitime pour l’exploitation statistique (art. 6.1.f)	6 ans, puis conservation sous forme anonymisée sans limitation
Financement des formations : prise en charge par un OPCO, France Travail, une Région, un employeur, ou mobilisation du compte personnel de formation	Identité, coordonnées, statut, numéro de dossier, données de la session, pièces justificatives exigées par le financeur	Exécution du contrat (art. 6.1.b) et obligations légales de justification de la réalité de l’action (art. 6.1.c)	6 ans ; 10 ans pour les pièces comptables (art. L. 123-22 du code de commerce)
Formations en alternance et apprentissage : constitution du dossier, relation avec l’employeur, l’OPCO et le maître d’apprentissage, suivi du parcours	Identité, date de naissance, coordonnées, parcours scolaire, contrat et son numéro d’enregistrement, entreprise d’accueil, suivi pédagogique ; le cas échéant, coordonnées du représentant légal pour un alternant mineur	Exécution du contrat (art. 6.1.b) et obligations légales propres à l’alternance (art. 6.1.c)	6 ans à compter de la fin du parcours
Accessibilité et adaptation des formations aux personnes en situation de handicap (voir la section 4)	Besoins d’aménagement exprimés, informations relatives à la situation de handicap strictement nécessaires à l’adaptation	Consentement exprès (art. 9.2.a du RGPD)	Jusqu’à la fin de l’action de formation ; 6 mois si l’inscription n’aboutit pas
Gestion des réclamations et des suites données	Identité, coordonnées, objet de la réclamation, échanges et mesures prises	Obligation légale liée à la certification qualité (art. 6.1.c) ; intérêt légitime à la défense de ses droits (art. 6.1.f)	6 ans à compter de la clôture
Gestion des intervenants et des formateurs : contractualisation, planification des sessions, justification des compétences mobilisées, appréciation de la prestation	Identité, coordonnées, statut (salarié, indépendant, sous-traitant), CV, diplômes, qualifications et expérience, données contractuelles et de facturation, appréciations formulées par les stagiaires	Exécution du contrat (art. 6.1.b) ; obligation légale de justifier des compétences des intervenants au titre de la certification qualité (art. 6.1.c) ; intérêt légitime pour l’appréciation de la prestation (art. 6.1.f)	Durée de la relation, puis 6 ans ; 10 ans pour les pièces comptables
Recrutement de formateurs, d’intervenants et de collaborateurs	Identité, coordonnées, CV, expérience, qualifications, comptes rendus d’entretien	Mesures précontractuelles à votre demande (art. 6.1.b) ; consentement pour toute conservation au-delà du processus en cours (art. 6.1.a)	2 ans à compter du dernier contact, conformément à la recommandation de la CNIL
Mesure d’audience du site	Pages consultées, durées de visite, source de la visite, appareil, navigateur, adresse IP tronquée, identifiant de session	Consentement (art. 6.1.a du RGPD et art. 82 de la loi Informatique et Libertés)	Traceurs : 13 mois. Données : 14 mois
Sécurité du site et lutte contre les abus	Adresse IP, horodatage, URL appelée, agent utilisateur, données d’interaction avec les formulaires	Intérêt légitime à assurer la sécurité et la disponibilité du site (art. 6.1.f)	12 mois maximum
Gestion de vos choix en matière de cookies et preuve du consentement	Identifiant de consentement, choix par catégorie, date	Obligation de démontrer le consentement (art. 7.1)	Traceur : 6 mois. Preuve : 3 ans
Traitement des demandes d’exercice de droits	Identité, coordonnées, objet de la demande et échanges associés	Obligation légale (art. 6.1.c)	3 ans à compter de la réponse, à titre de preuve

Caractère obligatoire ou facultatif des réponses

Dans les formulaires du site, les champs marqués comme obligatoires sont nécessaires au traitement de votre demande. Dans le cadre d’une inscription, certaines données sont exigées par la réglementation ou par le financeur : à défaut, l’inscription ou la prise en charge ne peut aboutir. Nous vous indiquons dans ce cas ce qui est requis et pourquoi.

Données que nous recevons de tiers

Toutes vos données ne nous parviennent pas directement de vous. Conformément à l’article 14 du RGPD, voici les autres sources :

• votre employeur, lorsqu’il vous inscrit à une formation : identité, fonction, coordonnées professionnelles, niveau et besoins identifiés ;
• un financeur ou un prescripteur – OPCO, France Travail, Conseil régional, Caisse des Dépôts – lorsqu’il vous orienté vers un parcours ou instruit un dossier de prise en charge ;
• une entreprise d’accueil dans le cadre d’un parcours en alternance ;
• des sources professionnelles publiquement accessibles pour la seule prospection destinée aux professionnels : sites institutionnels, réseaux sociaux professionnels, salons, annuaires d’entreprises.

Dans tous ces cas, NOTOS ne traite que les données nécessaires à la finalité concernée et vous informe de l’origine des données sur simple demande.

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4. Accessibilité et données de santé

Lorsque vous nous signalez un besoin d’aménagement lié à une situation de handicap, les informations que vous transmettez peuvent constituer des données de santé, protégées par l’article 9 du RGPD. NOTOS applique alors des règles renforcées :

• ces informations ne sont traitées qu’avec votre consentement exprès, que vous pouvez retirer à tout moment ;
• elles sont limitées à ce qui est strictement nécessaire pour organiser l’aménagement : nous n’avons pas besoin de connaître votre diagnostic, seulement vos besoins ;
• l’accès est restreint à la référente handicap et, le cas échéant, à la personne chargée de l’organisation de la session ;
• elles ne sont ni transmises à votre employeur, ni à un financeur, sans votre accord ;
• elles sont supprimées à la fin de l’action de formation, ou dans les six mois si l’inscription n’aboutit pas.

Vous n’êtes jamais tenu de transmettre de telles informations. Vous pouvez aussi n’exprimer qu’un besoin d’aménagement, sans en préciser la cause.

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5. Mineurs

Le site est destiné à un public adulte. Toutefois, les parcours en alternance peuvent concerner des personnes mineures. Dans ce cas :

• le dossier est constitué avec l’employeur et, pour les actes le nécessitant, avec l’accord du ou des titulaires de l’autorité parentale ;
• les coordonnées du représentant légal sont traitées aux seules fins de la gestion du parcours ;
• aucune prospection commerciale n’est adressée à un mineur.

Le titulaire de l’autorité parentale peut exercer les droits prévus à la section 9 pour le compte du mineur.

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6. Qui a accès à vos données ?

En interne : les personnes habilitées de NOTOS et des fonctions support du groupe, dans la limite de leurs attributions – administration de la formation, responsable de formation, formateurs et intervenants pour les seules sessions qu’ils animent, référente handicap, direction, comptabilité, informatique.

Sous-traitants

NOTOS fait appel à des prestataires agissant sur ses instructions, liés par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD et par une obligation de confidentialité.

Prestataire	Rôle	Localisation
Digiforma – A World For US SAS (Paris, SIREN 510 489 503)	Plateforme de gestion de l’organisme de formation : sessions, inscriptions, documents contractuels, émargement, évaluations, espace apprenant et activités à distance, facturation, bilan pédagogique et financier	Union européenne (Irlande)
Goodflag (partenaire de Digiforma)	Signature électronique des devis, conventions, contrats et émargements, et conservation des preuves de signature	Union européenne
Brevo SAS (106 boulevard Haussmann, 75008 Paris – RCS Paris 498 019 298)	Formulaires de contact du site, gestion des contacts et envoi des communications par courriel	Union européenne
OVH SAS (France)	Hébergement du site et des boîtes de messagerie associées	France (Gravelines)
Google Ireland Limited / Google LLC	Gestionnaire de balises et mesure d’audience, protection des formulaires (reCAPTCHA), cartographie (Google Maps), polices de caractères	Union européenne et États-Unis
Vimeo	Diffusion des vidéos intégrées aux pages du site	États-Unis
Complianz	Recueil, conservation et preuve de vos choix en matière de traceurs	Union européenne

Autres destinataires

Certaines communications découlent directement de l’activité de formation et de son financement :

• Votre employeur, lorsqu’il est à l’origine de l’inscription : informations d’organisation, assiduité, certificat de réalisation, et – si la convention le prévoit – résultats d’évaluation des acquis ;
• Les financeurs : opérateurs de compétences (OPCO), France Travail, Conseils régionaux, Caisse des Dépôts pour le compte personnel de formation, pour l’instruction des dossiers et le contrôle de la réalité de l’action ;
• L’organisme certificateur AFNOR Certification, dans le cadre des audits Qualiopi, qui peut consulter des dossiers de formation par échantillonnage ;
• Les administrations compétentes : DREETS au titre du contrôle des organismes de formation et du bilan pédagogique et financier, administration fiscale, et toute autorité administrative ou judiciaire lorsque la loi l’exige ;
• Nos conseils : expert-comptable, commissaire aux comptes, avocat.

Les intervenants externes auxquels NOTOS confie l’animation d’une session n’accèdent qu’aux données nécessaires à celle-ci et sont tenus à la confidentialité.

Réciproquement, si vous intervenez pour NOTOS : votre nom, vos qualifications et un extrait de votre parcours peuvent être communiqués au client commanditaire et à l’organisme certificateur, afin de justifier des compétences mobilisées sur la formation. Les appréciations des stagiaires vous sont restituées et ne sont exploitées à l’égard de tiers que sous forme agrégée.

NOTOS ne vend pas vos données et ne les cède pas à des tiers à des fins de prospection pour le compte de ces tiers.

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7. Transferts hors de l’Union européenne

L’hébergement du site et les boîtes de messagerie sont situés en France, à Gravelines. La plateforme de gestion de la formation est hébergée en Irlande. L’ensemble se situe donc dans l’Union européenne.

Certains services tiers intégrés au site – gestionnaire de balises et mesure d’audience Google, reCAPTCHA, Google Maps, polices de caractères, lecteur vidéo Vimeo – peuvent impliquer un transfert de données techniques vers les États-Unis. Ces transferts sont encadrés :

• par la décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données UE – États-Unis, lorsque le prestataire y est certifié ;
• à défaut, par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées le cas échéant de mesures supplémentaires.

Aucune donnée de dossier de formation, d’évaluation ou de santé n’est transférée hors de l’Union européenne. Vous pouvez obtenir une copie des garanties mises en place en écrivant à groutier@armonie.group.

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8. Cookies, traceurs et contenus intégrés

8.1 Vos choix

Conformément à l’article 82 de la loi Informatique et Libertés et aux lignes directrices de la CNIL :

• les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du site et à la mémorisation de vos choix sont déposés sans consentement ;
• tous les autres traceurs ne sont déposés qu’après votre consentement, recueilli via le bandeau affiché à votre première visite ;
• refuser est aussi simple qu’accepter, et l’absence de choix ne vaut pas consentement ;
• vous pouvez modifier ou retirer vos choix à tout moment depuis le lien de gestion des cookies en pied de page ;
• en l’absence de nouvelle expression de choix, votre consentement est conservé six mois au maximum, durée recommandée par la CNIL.

8.2 Traceurs utilisés

Catégorie	Service	Finalité	Consentement	Durée
Strictement nécessaires	NOTOS (WordPress) et Complianz	Faire fonctionner le site, sécuriser les formulaires, mémoriser vos choix de traceurs	Non requis	Session à 6 mois
Sécurité des formulaires	Google reCAPTCHA	Distinguer un utilisateur humain d’un envoi automatisé	Non requis (sécurité)	6 mois
Mesure d’audience	Google Tag Manager et Google Analytics	Mesurer la fréquentation, les parcours de navigation et l’origine des visites	Requis	13 mois
Contenus intégrés	Vimeo, Google Maps	Lecture des vidéos et affichage des cartes de localisation	Requis – ces contenus sont remplacés par un aperçu jusqu’à votre accord	Selon la politique de la plateforme concernée
Réseaux sociaux	LinkedIn	Partage de contenus et mesure des campagnes	Requis	Jusqu’à 13 mois

Lorsque vous activez un contenu intégré ou un partage vers un réseau social, la plateforme concernée agit comme responsable de traitement pour les données qu’elle collecte ; nous vous invitons à consulter sa propre politique de confidentialité.

8.3 Traceurs dans nos courriels

Nos communications par courriel sont envoyées via la plateforme Brevo et peuvent contenir un pixel ou un lien de suivi permettant de savoir si le message a été ouvert et quels liens ont été activés.

Conformément à la recommandation de la CNIL du 12 mars 2026 relative aux pixels de suivi dans les courriers électroniques (délibération n° 2026-042) :

• la mesure individuelle des ouvertures et des clics n’est mise en œuvre qu’avec votre consentement, enregistré pour chaque contact ;
• accepter de recevoir nos courriels ne vaut pas acceptation du suivi : les deux choix sont distincts ;
• seules la mesure technique de la délivrabilité, la détection des adresses inactives et les nécessités de sécurité en sont dispensées, de même que les courriels liés à l’exécution d’une formation (convocation, convention, attestation) ;
• vous pouvez retirer votre consentement à tout moment depuis le lien prévu dans le pied de page de nos courriels, sans perdre le bénéfice de nos communications ;
• les statistiques d’ouverture et de clic sont conservées 13 mois au maximum.

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9. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci. Vous pouvez également définir des directives post mortem sur le sort de vos données, conformément à l’article 85 de la loi Informatique et Libertés.

Comment exercer vos droits

Adressez votre demande par courriel à groutier@armonie.group, ou par courrier à NOTOS – Protection des données, 895 rue de la Vieille Poste, 34000 Montpellier.

Précisez le droit que vous souhaitez exercer et les éléments permettant de vous identifier. En cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif complémentaire pourra vous être demandé, limité à ce qui est nécessaire.

NOTOS répond dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe ou nombreuse ; vous en serez alors informé.

Pour ne plus recevoir nos communications, vous pouvez aussi utiliser le lien de désabonnement présent dans chacun de nos courriels.

Réclamation auprès de la CNIL

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10. Prise de décision automatisée

NOTOS ne met en œuvre aucune décision individuelle entièrement automatisée produisant des effets juridiques à votre égard, au sens de l’article 22 du RGPD. Les décisions d’admission, d’évaluation des acquis et de recrutement sont prises par des personnes physiques. Les corrections automatisées de quiz sont revues par un formateur lorsqu’elles conditionnent une décision.

Recours à des outils d’assistance par intelligence artificielle

NOTOS utilise l’assistant d’intelligence artificielle intégré à sa plateforme de gestion pour des tâches de conception : aide au montage et au paramétrage des sessions, rédaction de programmes et de descriptifs pédagogiques. Cet outil intervient sur des contenus de formation, non sur des données individuelles de stagiaires : il n’est utilisé ni pour évaluer les acquis, ni pour apprécier une candidature, ni pour prendre une décision concernant une personne.

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11. Sécurité

NOTOS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques : chiffrement des échanges avec le site et la plateforme de gestion (HTTPS/TLS), gestion des accès par profil et authentification individuelle, cloisonnement des accès des formateurs aux seules sessions qu’ils animent, mises à jour du socle technique, sauvegardes, sensibilisation des équipes et encadrement contractuel des prestataires.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, NOTOS en informera la CNIL et, le cas échéant, les personnes concernées, dans les conditions prévues aux articles 33 et 34 du RGPD.

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12. Évolution de la présente politique

NOTOS peut modifier la présente politique pour tenir compte de l’évolution de ses traitements, de ses outils ou de la réglementation. La version applicable est celle publiée sur cette page, dont la date de dernière mise à jour figure en tête. En cas de modification substantielle, une information spécifique sera portée à la connaissance des personnes concernées.

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13. Nous contacter

Protection des données : groutier@armonie.group
Questions générales et inscriptions : contact@notos.fr
Accessibilité et situation de handicap : averchere@armonie.group

NOTOS
Bâtiment La Bastide, 895 rue de la Vieille Poste, 34000 Montpellier – Tél. 04 30 96 97 32

Voir également nos mentions légales.